Objet
Le Sous-comité de gouvernance (le Sous-comité) est un comité consultatif qui aide le Conseil exécutif national (CEN) et la présidente ou le président de l’ACEP à promouvoir l’excellence en matière de gouvernance. La gouvernance concerne la façon dont les règles formelles et les normes informelles structurent la prise de décision et les actions, et la façon dont les décisionnaires et les administratrices et administrateurs doivent rendre des comptes.
Composition
Le Sous-comité de gouvernance est composé d’au moins trois membres du CEN, dont l’un·e assure la présidence du Sous-comité.
- La présidente ou le président et au moins un·e vice-président·e ont d’office le droit de vote au Sous-comité.
- Un·e membre du personnel de l’ACEP fera office de secrétaire du Sous-comité.
- De par son rôle consultatif, le Sous-comité vise le consensus, mais lorsqu’il doit voter, son quorum est formé de la majorité des membres ayant droit de vote.
- Jusqu’à deux membres de la base syndicale peuvent devenir membres du Sous-comité de gouvernance. Ces membres ont le droit de vote, tout comme les membres du CEN.
- Le Sous-comité peut créer des groupes de travail temporaires chargés de consulter les membres sur des questions touchant l’ACEP et ses sections locales.
Responsabilités
Le Sous-comité a pour mission de formuler des recommandations en matière de politique et de gouvernance à l’intention du CEN sur les questions touchant l’ACEP et ses sections locales :
- Élaborer des structures de gouvernance, des processus et des politiques connexes et veiller à leur respect, notamment en recommandant un examen du fonctionnement du CEN par un consultant externe, au besoin.
- Établir des critères d’éligibilité au CEN et faire approuver ces critères par le CEN. Les exigences seraient publiées à l’intention de tout·e membre de l’ACEP souhaitant devenir membre du CEN.
- Fournir des recommandations au CEN sur le recrutement et l’orientation des membres des comités et des sous-comités du CEN, ainsi que sur les évaluations, l’éducation et la formation continues.
- Superviser les relations avec les organisations affiliées et les principaux partenaires stratégiques.
- Examiner les questions relatives aux certifications et aux accréditations de l’ACEP et formuler des recommandations à ce sujet.
- Acquérir une expertise dans le domaine des règles de procédure, afin de devenir une ressource de confiance et ainsi d’assurer le bon déroulement des réunions de l’ACEP. Partager son expertise dans le domaine des règles de procédure avec les membres du CEN et de l’ACEP.
Réviser au besoin les politiques en place afin de les adapter aux principes directeurs de l’ACEP. Cela inclut, sans s’y limiter, les politiques et les protocoles suivants :
a) Politique sur l’accessibilité
b) Politique sur les prix et la reconnaissance
c) Prix de reconnaissance et d’appréciation de l’ACEP — Prix d’appréciation — Formulaire de mise en candidature
d) Code de déontologie des dirigeants élus ou nommés
e) Politique sur les dons
f) Politique sur l’équité et l’inclusion
g) Politique de garde familiale
h) Politique sur la prévention du harcèlement
i) Politique linguistique
j) Politique sur les services de représentation
k) Politique sur la confidentialité
l) Politique sur les voyages
- Réviser au besoin les politiques en vigueur afin de les adapter aux principes directeurs des sections locales de l’ACEP. Cela inclut, sans s’y limiter, les politiques et les protocoles suivants :
- Cadre pour les règlements des sections locales de l’ACEP
- Lignes directrices relatives aux communications par courriel des sections locales
- Politique sur la distribution des listes des membres
- Collaborer avec l’avocat de l’ACEP lors de la révision et de l’élaboration de politiques et de protocoles pour l’ACEP et ses sections locales.
Fournir des conseils, des avis, des solutions de rechange et des recommandations à la demande du CEN.
Réunions
- Le Sous-comité se réunit au moins une fois toutes les trois semaines.
- Les convocations sont envoyées au moins une semaine d’avance.
- Les réunions extraordinaires sont convoquées par la personne qui préside le Sous-comité lorsqu’il faut prendre des décisions urgentes entre les réunions ordinaires. Convoquer ces réunions constitue une exception et non une pratique courante.
Rapports
- La personne qui préside le Sous-comité ou celle qui est désignée pour la remplacer fait rapport au CEN lors de ses réunions mensuelles.
- Le procès-verbal est rédigé par la ou le secrétaire du Sous-comité, puis il est distribué aux membres du Sous-comité et mis à la disposition du CEN.
- L’information, les documents et les annexes à l’appui examinés par le Sous-comité sont mis à la disposition de chaque membre du CEN qui en fait la demande.
Le Sous-comité a le droit d’être inscrit à l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle pour faire rapport aux membres de l’ACEP.
Le présent mandat entre en vigueur le 26 avril 2024.
