Numéro de concours : 2025-3
Date de publication: 24 janvier 2025
Date de clôture : 7 février 2025
Durée : indéterminée
Niveau de classification : Niveau 3
Salaire : 78,195$ – 93,451$ (sous révision)
Nombre de postes : 1
Exigences linguistiques : Bilingue
Statut : Exclu
À propos de l’Association
L’Association canadienne des employés professionnels (ACEP) est un syndicat dynamique et progressiste qui représente plus de 25 000 fonctionnaires professionnelles et professionnels du secteur public fédéral. Nous tenons à assurer un environnement inclusif et équitable pour l’ensemble de nos membres.
Notre organisation offre un :
- Un milieu de travail progressif ;
- Un modèle de travail flexible et la possibilité de télétravailler ;
- Une transition sans problème pour les fonctionnaires ;
- Un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
L’adjointe exécutive ou adjoint exécutif (poste exclu), ci-après appelée « la personne titulaire », fournit des services administratifs spécialisés et généraux à l’avocate générale et directrice des Politiques ou avocat général et directeur des Politiques, ainsi qu’à la directrice générale ou au directeur général. Ce rôle consiste à soutenir le travail quotidien des deux directrices ou directeurs et à les aider à répondre à un large éventail de demandes.
Résumé des fonctions
La personne titulaire aide également les deux directrices ou directeurs à traiter les renseignements confidentiels et sensibles concernant les membres de l’ACEP, le personnel de l’ACEP et l’Association dans son ensemble, et s’assure que ces renseignements sont traités avec soin et conformément aux lois pertinentes.
Exigences
Études et expérience
- Diplôme d’études collégiales en administration de bureau ou dans un domaine étroitement lié.
- Au moins trois (3) ans d’expérience pertinente ou similaire.
Remarque : Des combinaisons équivalentes d’études et/ou d’expérience seront prises en considération.
Principales responsabilités
- Fournir des services administratifs adaptés aux besoins des deux membres de la direction.
- Assister aux réunions confidentielles et aider au traitement des renseignements confidentiels, y compris les renseignements relatifs aux relations de travail et aux relations avec le personnel de l’ACEP, les renseignements financiers, les renseignements médicaux et autres renseignements personnels, les dossiers d’emploi, les ententes et les négociations, les décisions en matière de dotation et autres décisions organisationnelles, ainsi que des renseignements connexes.
- Organiser les documents confidentiels relatifs aux stratégies, aux plans ou aux positions de l’ACEP concernant la négociation collective pour les membres de l’ACEP et le personnel de l’ACEP, et aider à les préparer.
- Fournir un soutien administratif pour les procédures de règlement de griefs, les audiences d’arbitrage, les processus internes de règlement de différends et d’autres dossiers.
- Aider à la gestion des communications confidentielles, des courriels, des dossiers et d’autres outils connexes.
- Préparer et organiser le matériel de soutien nécessaire aux projets en cours.
- Tenir les deux directrices ou directeurs bien informés des enjeux sensibles liés aux réunions ou aux événements et veiller à ce qu’ils soient pleinement préparés et soutenus pour ces réunions ou évènements.
- Déterminer avec discernement les réponses appropriées aux demandes de réunions, y compris fixer des réunions urgentes et non urgentes, en gérant les priorités concurrentes et en renvoyant les demandes à d’autres parties responsables, le cas échéant.
- Servir de point de contact entre les directrices ou directeurs et les dirigeantes et dirigeants élus ou le personnel-cadre de l’Association afin d’assurer la circulation efficace de l’information et le suivi.
- Assurer la liaison avec diverses parties prenantes, y compris le personnel de l’ACEP, les membres de l’ACEP, les représentantes et représentants élus et des tiers pour soutenir les projets en cours.
- Aider à la préparation et au dépôt de documents auprès de la Commission des relations de travail et de l’emploi dans le secteur public fédéral, d’autres organismes administratifs et d’autres entités pertinentes.
- Effectuer d’autres tâches typiques de ce poste, qui pourraient lui être confiées, le cas échéant.
Autres compétences et aptitudes
- Connaissance et utilisation des bases de données informatiques et des systèmes de gestion des dossiers internes.
- Connaissance des outils de recherche sur Internet, et de la recherche et de la publication en ligne.
- Vaste connaissance des logiciels Microsoft Word, Excel et PowerPoint.
- Bonne connaissance de l’organisation, de la structure et du mandat de l’ACEP, des ministères et organismes fédéraux qui emploient des membres de l’ACEP, des syndicats représentant les employé·es de la fonction publique fédérale du Canada, et d’autres organisations connexes.
- Bonne connaissance des principes syndicaux et d’équité et engagement manifeste à leur égard.
- Capacité à organiser et à prioriser son travail.
- Capacité à travailler en équipe et en autonomie, sous pression, et à respecter les délais.
Condition d’emploi
- Doit satisfaire aux exigences linguistiques liées au poste.
Renseignements supplémentaires
- Les candidats doivent être parfaitement bilingues en anglais et en français au moment de leur candidature. Ce poste exige une maîtrise avancée de l'anglais et du français, tant à l'oral qu'à l'écrit, et les candidats doivent être prêts à démontrer cette maîtrise au cours du processus de recrutement.
- Si vous êtes autochtone (Premières Nations, Inuits ou Métis), si vous appartenez à un groupe en quête d’équité ou si vous êtes une personne de couleur, nous vous encourageons à le déclarer dans votre candidature. Cette information peut être prise en compte lors de l’évaluation, l’ACEP s’étant engagée à accroître la représentation de ces groupes.
- L’ACEP s’engage à fournir un milieu de travail inclusif et sans obstacle, et ce, dès le processus d’embauche. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase quelconque du processus d’évaluation, veuillez contacter rh-hr@acep-cape.ca. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation demeureront confidentiels.
- L’ACEP pourrait établir une liste d’admissibilité de personnes candidates à partir de ce processus de recrutement afin de pourvoir des postes similaires dans l’organisation.
- Aucun accusé de réception ne sera envoyé aux personnes candidates ; nous contacterons les personnes à l’issue des phases de sélection et d’entrevue. Le comité de recrutement se réserve le droit d’utiliser toutes les méthodes qu’il juge appropriées pour évaluer les candidatures.
- La communication relative à ce processus s’effectuera par courriel. Il incombe aux personnes candidates de s’assurer que leurs coordonnées sont exactes et mises à jour au besoin, et de mettre à jour leurs renseignements personnels en cas de changement. Les personnes qui répondent à ce processus de sélection doivent indiquer une adresse électronique qui accepte les courriels provenant de personnes inconnues (certains systèmes de messagerie bloquent ces types de courriels).
- La correspondance urgente peut être transmise par courriel et il incombe aux personnes candidates de vérifier régulièrement leur courriel. Le défaut de répondre aux communications peut entraîner l’élimination de la candidature.
- L’ACEP peut décider de recourir à une sélection descendante ou aléatoire ou à tout autre système de qualification afin de déterminer le nombre de personnes qui seront prises en considération pour l’étape suivante de l’évaluation.
Pour poser sa candidature
Les personnes intéressées doivent envoyer leur curriculum vitae, une lettre de présentation décrivant leur intérêt pour le poste et leurs qualifications pertinentes, ainsi que les coordonnées de deux références professionnelles à l’adresse rh-hr@acep-cape.ca avant le 7 février 2025.
Nous remercions les candidates et les candidats de leur intérêt.
