Numéro de concours : 2024-7
Date de publication : 4 novembre 2024
Date de clôture : 18 novembre 2024
Durée : Déterminée (un an avec possibilité de prolongation)
Niveau de classification : 2
Salaire : De 58 687 $ à 71 274 $ (sous révision)
Nombre de postes : 1
Exigences linguistiques : Bilingue
Statut : Syndiqué
Horaire de travail : Du lundi au vendredi, 7 heures par jour, soit entre 8 h et 16 h ou entre 9 h et 17 h
Lieu de travail : 350 rue Albert (Ottawa) au moins 3 jours par semaine.
À propos de l’Association
L’ Association canadienne des employés professionnels (ACEP) est un syndicat dynamique et progressiste qui représente plus de 25 000 fonctionnaires professionnelles et professionnels du secteur public fédéral. Nous tenons à assurer un environnement inclusif et équitable pour l’ensemble de nos membres.
Notre organisation offre un :
- un milieu de travail progressif;
- un modèle de travail flexible et la possibilité de télétravailler;
- une transition sans problème pour les fonctionnaires;
- un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Résumé des fonctions
L’adjointe administrative ou l’adjoint administratif des relations de travail fournit des services spécialisés et généraux en matière d’administration, de recherche et autres aux agentes et agents des relations de travail (ART) ainsi qu’aux membres de l’ACEP sur toutes les questions relatives aux relations de travail. La ou le titulaire du poste assiste les ART dans diverses tâches, notamment pour tout ce qui a trait aux relations de travail, aux conditions d’emploi et à d’autres questions connexes qui concernent la fonction publique fédérale, la Bibliothèque du Parlement et le Bureau du directeur parlementaire du budget. La ou le titulaire assure également le soutien à la prestation de modules de formation pour les membres de l’ACEP ainsi qu’à la préparation des publications et des rapports internes de l’ACEP.
Exigences
Études et expérience
- Certificat d’études collégiales en administration de bureau ou dans un domaine étroitement lié.
- Jusqu’à deux ans d’expérience pertinente ou similaire.
- Remarque : Des combinaisons équivalentes d’études et/ou d’expérience peuvent être prises en considération.
Principales responsabilités
- Fournir des services administratifs adaptés aux besoins de l’équipe des services de représentation (ESR).
- En tant que membre de l’ESR élargie, soutenir les projets en cours, notamment en effectuant des recherches, en rassemblant des documents de référence et en rédigeant des documents de projet.
- Répondre aux appels téléphoniques, courriels et autres correspondances et les acheminer; administrer et mettre à jour régulièrement le système de gestion des dossiers des membres de l’ESR; créer et tenir un registre électronique de la correspondance entrante.
- Préparer ou mettre à jour diverses listes d’organismes extérieures, de dirigeantes et dirigeants de sections locales ou d’autres listes de contacts uniquement requises par l’ESR, ou provenant de sources extérieures comme les ministères ou d’autres syndicats.
- Préparer, ou parachever, et distribuer, au besoin, des messages, des avis, du matériel de formation et d’autres documents sur papier ou support électronique à l’intention de différents destinataires (p. ex. médias, autres syndicats, organismes employeurs, membres).
- Effectuer des recherches de base, s’occuper des sondages, compiler des données, rédiger et mettre en forme des rapports, des présentations, de la correspondance et autres, selon les besoins.
- Fournir des services administratifs pour des réunions, notamment en contactant les personnes concernées, en réservant une salle, en faisant les réservations de voyage, en prévoyant des rafraîchissements ou des repas, ou d’autres services, selon les besoins.
Autres compétences et aptitudes
- Aptitudes à transmettre et à recevoir de l’information, oralement et par écrit, pour fournir et expliquer avec tact l’information de base concernant l’ACEP ou l’interprétation ou les renseignements sommaires à propos de sujets spécialisés, et de répondre aux demandes externes d’information des membres de l’ACEP, des spécialistes fonctionnelles et fonctionnels ou des personnes-ressources du groupe fonctionnel (médias, spécialistes des relations de travail des ministères employeurs des membres de l’ACEP, autres syndicats, membres, cotisants Rand que l’ACEP représente, etc.).
- Connaissance des principes, des pratiques et des processus nécessaires pour fournir des services administratifs spécialisés et généraux à des spécialistes fonctionnelles et fonctionnels ou à un groupe fonctionnel (p. ex. mobilisation, communications, éducation, finances, liaison avec les membres, liaison avec les cotisants Rand, négociation, gestion, gouvernance, direction, relations de travail ou autres, conformément à la définition donnée par la direction).
- Connaissance des systèmes et de la tenue des bases de données et de l’utilisation des bases de données informatiques.
- Compétences pour prendre des notes et rédiger des procès-verbaux, ainsi que pour gérer des calendriers et des horaires.
- Capacité à gérer et à hiérarchiser plusieurs tâches dans un court laps de temps.
- Capacité à effectuer des tâches de dernière minute.
- Connaissance des outils de recherche sur Internet, de la recherche et de la publication sur le Web et des outils de publication sur le Web comme HTML.
- Connaissance des logiciels Microsoft Word, Excel et PowerPoint.
Condition d’emploi
- Doit satisfaire aux exigences linguistiques liées au poste.
- Doit travailler depuis le bureau trois jours par semaine
Renseignements supplémentaires
- Les candidats doivent être parfaitement bilingues en anglais et en français au moment de leur candidature. Ce poste exige une maîtrise avancée de l'anglais et du français, tant à l'oral qu'à l'écrit, et les candidats doivent être prêts à démontrer cette maîtrise au cours du processus de recrutement.
- Si vous êtes autochtone (Premières Nations, Inuits ou Métis), si vous appartenez à un groupe en quête d’équité ou si vous êtes une personne de couleur, nous vous encourageons à le déclarer dans votre candidature. Cette information peut être prise en compte lors de l’évaluation, l’ACEP s’étant engagée à accroître la représentation de ces groupes.
- L’ACEP s’engage à fournir un milieu de travail inclusif et sans obstacle, et ce, dès le processus d’embauche. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase quelconque du processus d’évaluation, veuillez contacter rh-hr@acep-cape.ca. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation demeureront confidentiels.
- L’ACEP pourrait établir une liste d’admissibilité de personnes candidates à partir de ce processus de recrutement afin de pourvoir des postes similaires dans l’organisation.
- Aucun accusé de réception ne sera envoyé aux personnes candidates; nous contacterons les personnes à l’issue des phases de sélection et d’entrevue. Le comité de recrutement se réserve le droit d’utiliser toutes les méthodes qu’il juge appropriées pour évaluer les candidatures.
- La communication relative à ce processus s’effectuera par courriel. Il incombe aux personnes candidates de s’assurer que leurs coordonnées sont exactes et mises à jour au besoin, et de mettre à jour leurs renseignements personnels en cas de changement. Les personnes qui répondent à ce processus de sélection doivent indiquer une adresse électronique qui accepte les courriels provenant de personnes inconnues (certains systèmes de messagerie bloquent ces types de courriels).
- La correspondance urgente peut être transmise par courriel et il incombe aux personnes candidates de vérifier régulièrement leur courriel. Le défaut de répondre aux communications peut entraîner l’élimination de la candidature.
- L’ACEP peut décider de recourir à une sélection descendante ou aléatoire ou à tout autre système de qualification afin de déterminer le nombre de personnes qui seront prises en considération pour l’étape suivante de l’évaluation.
Pour poser sa candidature
Les personnes intéressées doivent envoyer leur curriculum vitae, une lettre de présentation décrivant leur intérêt pour le poste et leurs qualifications pertinentes, ainsi que les coordonnées de deux références professionnelles à l’adresse rh-hr@acep-cape.ca avant le 18 novembre 2024.
Nous remercions les candidates et les candidats de leur intérêt.
