Le Conseil du Trésor entend mettre en place un processus d’évaluation de rendement pour tous ses employés. Celui-ci implique une responsabilité partagée entre la gestion et les employés. Afin de vous aider à vous y préparer et à contrôler ce qui est de votre ressort, l’ACEP vous suggère ce qui suit :
1) Première rencontre – la remise des objectifs de rendement
L’employeur doit établir des objectifs de rendement pour l’année qui sont spécifiques, mesurables, pertinents et réalistes, tout en demeurant atteignables dans le temps alloué.
Préparation possible
Avant la rencontre d’établissement des attentes
- Votre superviseur vous remettra les objectifs de rendement lors de cette rencontre. Vous pouvez vous y préparer, et même anticiper des objectifs qui vous semblent réalistes, en ayant en main votre description d’emploi à jour et en l’exigeant si ce n’est pas le cas (BdP, art. 27, TR, art. 40, EC, art. 34).
- Les objectifs de rendement doivent être liés à votre description d’emploi, tout en étant spécifiques à votre poste, et ce, même lorsqu’il s’agit d’une description de travail générique.
Durant la rencontre
- Assurez-vous de bien saisir les objectifs de rendement et ce qu’ils signifient. Par exemple : Quels sont les résultats attendus ? Que constitue un résultat satisfaisant ou non? Comment sont mesurées les attentes? Vérifiez aussi l’aspect réaliste et faisable des objectifs, les contraintes et obstacles potentiels, la formation ou les ressources requises pour atteindre les objectifs, l’aspect individuel de votre évaluation de rendement, etc.
- Vérifiez l’objectivité des résultats attendus et faites clarifier par écrit tout ce qui pourrait vous sembler subjectif. L’utilisation de la paraphrase et de la répétition permettent de confirmer votre compréhension des attentes et la façon dont vous devriez les atteindre, selon la gestion.
- Les objectifs spécifiques d’un poste doivent être clairement liés à l’unité de travail, la division ou le département. N’hésitez pas à demander des explications quant au lien.
- Si vous êtes en désaccord avec les objectifs imposés ou si vous avez des préoccupations, n’hésitez pas à l’indiquer près de votre signature, sur le document d’« Entente de rendement », ou à y indiquer qu’un document écrit avec vos préoccupations suivra. Nous vous recommandons d’envoyer une copie par courriel.
Après la rencontre
- Si vous avez soulevé des préoccupations durant la rencontre, assurez-vous que l’entente de rendement reflète ces changements ou faites-en un suivi par écrit auprès de votre gestionnaire.
- N’hésitez pas à laisser une trace documentée de toute préoccupation qui pourrait nuire à votre rendement et informez-en votre gestionnaire (ex : l’envergure mal calculée d’un projet selon vous, le manque de formation ou de ressources, etc.).
2) Rencontre mi — annuelle et en cours d’année :
Une rétroaction continue concernant votre rendement s’avère essentielle afin d’éviter toute surprise et vous permettre de rectifier le tir si nécessaire.
Au milieu de la période d’évaluation, votre superviseur devrait vous rencontrer afin de vous informer de votre rendement à ce jour, d’identifier les écarts et de réajuster l’entente de rendement ou les objectifs si nécessaire. L’ACEP vous recommande de demander une évaluation ou un compte rendu écrit déjà à cette étape. Si votre gestionnaire refuse ou ne donne pas suite, vous pouvez lui faire parvenir par écrit (courriel) votre résumé de la discussion de rendement ou de votre compréhension de votre rendement à ce jour, en lui demandant de le corriger en cas de mauvaise interprétation de votre part.
Il est important de tenir un registre des travaux, des commentaires de la gestion, tout autant positifs que négatifs, ainsi que de la résolution des aspects faiblement notés par la gestion le cas échéant. À cet effet, lors de cette rencontre et tout au long de l’année, l’ACEP vous suggère également les actions suivantes, de façon non limitative :
- Quant aux responsabilités de votre gestionnaire : de l’informer par écrit de tous retards ou manquement dans ses engagements (ex : formation, soutien, ressources ou autres modalités identifiées dans votre entente de rendement); toute demande d’aide ou de soutien restée sans réponse auprès de votre gestionnaire;
- Quant au contexte de travail : de relever toutes circonstances ou tous incidents, obstacles ou autres situations ayant pu nuire à votre rendement à ce jour;
- Quant à vous-même : de relever vos accomplissements, projets, analyses et rapports pertinents à votre rendement. Notez également toutes circonstances personnelles, incluant la maladie ou un congé sans solde prolongé, ayant pu affecter votre rendement;
- Tenter de recevoir régulièrement de la rétroaction de la part de votre gestionnaire et préférablement par écrit si celle-ci s’avère positive. Documentez toutes rétroactions positives reçues autant de vos collègues, clients, autres gestionnaires, etc.
- En tout temps, si vous avez besoin d’une adaptation de votre poste ou de vos tâches, l’ACEP vous suggère de déposer une demande formelle d’accommodation pour l’un des motifs reconnus par la Charte canadienne des droits et liberté. N’hésitez pas à en discuter avec nous.
3) Rencontre annuelle - l’évaluation de rendement formelle
Votre gestionnaire doit vous faire part de votre résultat final en terme de performance et d’atteinte des objectifs, après la période d’évaluation de rendement. Celle-ci ne devrait contenir aucune surprise.
Durant la rencontre, n’hésitez pas à amener avec vous tout document préparé en cours d’année et appuyant votre rendement.
Si votre gestionnaire vous remet une évaluation positive, gardez-en une copie et demandez à consulter votre dossier personnel afin de vous assurer de son inclusion.
En cas de doute quant au respect des modalités de la convention collective, consultez notre infobulle sur le sujet.
